Mese: novembre 2009

Time management: i magnifici 4 per organizzare il tuo tempo

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Quando il tempo è denaro, sembra morale risparmiare tempo, specialmente il proprio.
(Theodor Adorno)

 Ogni giorno spesso inizi con tutte le buone intenzioni.
Vuoi portare a termine o iniziare qualcosa.
Ti accade mai di trovarti a rincorrere il tempo ,a rispondere ai bisogni degli altri,a subire le pressioni sempre in corsa con l’orologio?
E’ un po’ come chi,per usare una metafora,decidesse di prendere il treno del tempo e si trova su tutt’altro binario.
Il risultato?
Alla fine della giornata sei insoddisfatto ,stressato perche’ alla fine non hai fatto quello che ti eri proposto di fare.
Hai la sensazione di aver fatto perlomeno la meta’ delle cose o magari di aver perso tempo.

Questo e’ semplicemente un problema di gestione del  tempo.

E’ un problema di FOCUS

FOCUS : concentrarsi sulle cose veramente importanti e non su quelle urgenti.
Che differenza c’e’?

Una cosa e’ importante per sé perche’ ha un valore nella propria giornata.
Il concetto di valore e’ strettamente personale.

Un compito e’ urgente e dipende dal tempo che ognuno ha per risolverlo.
Per te puo’ non essere importante in sé, per esempio, pagare la bolletta ma siccome scade il compito diventa urgente.
E’ vitale non confondere IMPORTANZA e URGENZA.


Quando non si ha un planning chiaro della giornata o della settimana,alcuni compiti che non erano urgenti lo diventano in seguito e sono fonte di stress.
                                  

TIME MANAGEMENT,vITTORIA NERVI
I MAGNIFICI  4 PER ORGANIZZARE IL TUO TEMPO

Ecco una tabella per organizzare il tempo e  le cose da fare.
Dividi un foglio in 4 parti.In ognuno scrivi questi quattro titoli

Puoi anche usare una di quelle lavagnette memo,dividi in 4 e usa dei postit di 4 colori spostando via via i post it  in una delle 4 aree.

Avrai cosi’ sott’occhio ‘cosa fare’ durante la settimana

Il time management settimanale e’ il modo migliore rispetto a quello giornaliero.

 

URGENTE E IMPORTANTE

 

 

 

 IMPORTANTE
MA
NON URGENTE
URGENTE
MA NON IMPORTANTE
  

 

NON URGENTE
E NON IMPORTANTE

 

PRIMO QUADRO   cose urgenti e importanti   

DA SBRIGARE  SUBITO
possibile stress

Spesso ci troviamo con cose importanti da fare e il tempo a disposizione e’ poco.Un esempio classico. uno studente ha da preparare un esame fra un mese.Invece di pianificare lo studio e di seguire la tabella di marcia si riduce agli ultimi giorni e diventa stressante.Certo non si puo’ pianificare tutto.
Gli imprevisti esistono.Un po’ di stress ci da’ la carica,ci stimola.Si chiama eustress ed e’ positivo.

Il problema e’ che quando supera il livello di soglia dei nostri limiti fisici e mentali allora diventa  distruttivo e porta a cefalee,nervosismo,insonnia…
La domanda e’: cosa hai fatto negli ultimi 7 giorni di veramente urgente  e importante? 

 

 

SECONDO QUADRO  cose  non urgenti ma importanti   

QUALITY  TIME per ricaricarsi,rilassarsi

obiettivi  personali
Questo quadro e’ purtroppo il piu’ sacrificato quando non abbiamo tempo o abbiamo dedicato il tempo a disposizione agli altri quadri.

In questo quadro ci sono tutte quelle attivita’,hobby che ci piace fare.
Ci proponiamo di andare,per esempio,in piscina ma alla fine rinunciamo.Vogliamo leggere,rilassarci,dedicare un po’ di tempo ai figli,curare il nostro aspetto….
Queste attivita’ non ci stressano proprio perche’ ci piacciono

TERZO QUADRO  cose urgenti ma non importanti 

DISTRAZIONI da gestire
Sono le piu’ stressanti perche’ DEVONO essere fatte entro una scadenza e non c’e’ la scappatoia del distrarsi altrimenti si paga o si va nelle grane

La domanda e’: quali cose urgenti ma non importanti ho fatto nei giorni scorsi e quanto tempo mi sono costate?

Ricordi la legge di Pareto?
il 20% delle tue attività può produrre
l’80% dei risultati.

 

QUARTO  cose non urgenti e non importanti  

TEMPO SPRECATO  dire di no se si e’ impegnati
Se  noti molti di noi consumano il tempo per cose che non sono urgenti e non importanti. Per esempio la telefonata che non riusciamo ad evitare,le mille distrazioni,le interruzioni non volute.
Oppure se stiamo facendo qualcosa di noioso troviamo ogni scusa per distrarci dal farsi il caffe’ a fare tutt’altro per darci una pausa.

Le fonti di distrazione : guardare la tv, ascoltare la musica, fare una telefonata che non è importante in quel momento.

La domanda e’ : in questo momento cosa e’ importante?


Se uno ha molto da cacciarvi dentro, una giornata ha cento tasche
.
(Friedrich Nietzsche)

IL  counseling si occupa di time management cioe’ di aiutare le persone ( e non solo nel business) a pianificare al meglio il tempo.L’ottimizzazione del tempo e’ importante.
Facciamo un breve calcolo.Togliamo alle 24 ore le ore per dormire.Quelle che rimangono andrebbero ripartite in generale( ognuno certamente ha esigenze e compiti diversi) in questo
modo:

PRIMO QUADRO   cose urgenti e importanti 

SECONDO QUADRO  cose  non urgenti ma importanti
La meta’ del tempo andrebbe dedicata a questi due quadri.E’ vero che alla fine saremo stanchi ma saremo anche soddisfatti/e perche’ abbiamo speso il nostro tempo per qualcosa di valido

TERZO QUADRO  cose urgenti e non importanti
meglio passare il meno tempo possibile ..e per farlo occorre avere un buon planning

QUARTO QUADRO  cose non urgenti e non importanti
2 ore… ed e’ gia’ piu’ che sufficiente.Molte persone invece spendono molto piu’ tempo per le attivita’ di questo quadro e accumulano una bella dose di stress alla fine della settimana.

Non aspettare il momento opportuno: crealo!
(George Bernard Shaw)

 

 

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Time management : che orologio hai in testa?

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Il tempo a tua disposizione ti sfugge?
Ti trovi a dire mi piacerebbe andare in palestra ma  non ho tempo?
Vorrei staccare la spina ma….
Alla fine della giornata sono stanco,stressato e mi pare di aver fatto la metà di quello che volevo fare?
Il problema è il tempo,una grande risorsa che ha però un limite.
Per questo è fondamentale imparare a utilizzarlo al meglio.

Nella  serie NCIS l’ Agente speciale Gibbs ,capo della squadra, ha un modo tutto speciale per mettere in atto i principi del time management

IL CONCETTO DI TEMPO MENTALE
Quando hai un task da portare a termine in genere fai una stima del tempo  che impiegherai per eseguirlo.

Quando  stabilisci ,per esempio, che occorrono tre ore per un task cosa accade?
Che quasi sempre  impieghi  più o meno quel tempo. Noi stessi influenziamo mentalmente il tempo che occorre.
Fin qui tutto regolare.Ma che criterio usi per calcolare questo tempo?
Usi la tua mente.
E’ il tuo tempo mentale  è ben diverso dal tempo reale.
Per capire la differenza ecco un semplice esempio:
mezz’ora al telefono  con un rompiscatole e mezz’ora di piacevole chiacchierata  sono sempre 30 minuti…..ma la percezione mentale della durata  è diversa.

Quando un uomo siede un’ora in compagnia di una bella ragazza, sembra sia passato un minuto. Ma fatelo sedere su una stufa rovente per un minuto e gli sembrerà più lungo di qualsiasi ora. Questa è la relatività.”
(Albert Einstein)

Il tempo mentale e’ flessibile,relativo,espandibile secondo i bisogni,i desideri  e le percezioni individuali
Il tempo reale e’ fisso e continuo.

Il tempo di una giornata  è l’unica risorsa invariabile e praticamente si può dividere in 3  blocchi: tempo per lavorare, tempo libero e tempo basic(mangiare,dormire..).

Al lavoro rincorri le scadenze? Ti stressi  per dare retta a tutti e fare tutto e comunque resta sempre qualcosa in standby?
Il problema è la gestione del tuo tempo

 il time management
 Nella gestione del tempo ci sono alcune leggi da tener presente per ottimizzarlo

Partiamo dal fattore tempo mentale che in genere e’ sovrastimato.
Qui ci viene in aiuto la legge di Parkinson
 
cosa dice la legge di Parkinson?
Il  lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è  il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.
In pratica utilizzi più tempo di quanto sia necessario.
Il risultato?perdita di efficienza

[superemotions file=”icon_idea.gif” title=”Lightbulb / Idea”] Cosa accadrebbe se per il task x si dimezzasse il tempo previsto?
Con tutta probabilità si metterebbe in moto un processo per portare a termine in meta’ tempo il task

I risultati si ottengono facendo le cose giuste, non facendo le cose bene!
Peter Drucker

 TIME MANAGEMENT,vITTORIA NERVIIL RIMEDIO
Valuta il tempo necessario: immagina quanto tempo potresti impiegare per completare un’attività
Decidi fin dall’inizio quanto tempo sei disposto a dedicare alle singole attività.
Dividi per 2 il tempo immaginato
Prendi un timer,una sveglia  e setta la scadenza
Inizia l’attività

Infatti quando dai un limite al tempo tendi a lavorare per priorità e con maggiore efficacia perché sei costretto ,per rispettare i tempi, a concentrarti sul tuo obiettivo 
Il rischio di non riuscire a finire e di avere grane o critiche ti dà la spinta   
In una parola ti dà la necessaria motivazione
meno tempo hai + motivazione ti spinge
Nei prossimi articoli altre tecniche per gestire il tuo prezioso tempo