gestione del tempo

Il tempo è denaro:suggerimenti e tecniche per spendere bene il tuo tempo

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il tempo e' denaro

Il tempo è denaro quindi pensa al tempo come se fosse denaro che hai. Puoi spenderlo o investirlo.Come  usi le tue 168 ore ogni settimana?

Abbiamo tutti lo stesso tempo ogni giorno ma è come lo spendi che fa la differenza

Immagina ogni giorno di spendere 30 minuti a fare cose non importanti
Più che spendere sprecherai il tempo.In un anno avrai sprecato più di 3 settimane a vuoto.Tempo che avresti potuto investire in un progetto che vuoi realizzare,per imparare un paio di cose nuove o investire il tuo tempo in qualità

Un modo comune di perder tempo?
Navigare nell’oceano di internet.Ipotizziamo per 60 minuti al giorno.Sembra poco ma se moltiplichi questa ora per la durata di un anno ecco che hai speso 15 giorni in totale.
Avresti potuto fare qualcosa di meglio? Magari iniziare a piccoli passi un progetto,iniziare a imparare qualcosa di nuovo.A te l’ardua sentenza.

Quanto tempo spendi per
•Ÿguardare alla TV programmi insulsi
Ÿ•lamentarti
Ÿ•giocare con i videogame
Ÿ•partecipare a riunioni inconcludenti
Ÿ•leggere le mail ( più volte al giorno,magari)
Ÿ•non metter via oggetti,documenti..al loro posto
•Ÿbattibeccare su argomenti che valgono dieci centesimi.A volte basta dire ‘ok,non sono d’accordo.Ora ho da fare’ e chiudere l’argomento.Se l’altro insiste usare la tecnica ‘disco rotto.’ Ripeti la stessa frase con santa pazienza:repetita juvant.
Ÿ•temporeggiare su Facebook,what’s up o altri social media
Ÿ•perderti in gossip,chiacchere e pettegolezzi
Ÿ•rimandare al domani e vedere la colonna delle cose da fare che via via si erge come la tour Eiffel
•Ÿleggere le notizie inutili su riviste e giornali con la scusa di restar aggiornato

Non saper dire No succhia il tuo tempo
Immagino che amministri al meglio il tuo denaro e non permetti a nessuno di prendertelo.Se lo presti certamente rivuoi indietro la somma.Se tu fai parte della squadra ‘son troppo buono e generoso’ e mi faccio in quattro per gli altri prova a pensare ai segnali che mandi agli altri sulla questione ‘prendi pure il mio tempo’

1 quando ti chiedono un favore dici per la maggior parte delle volte sì?

2 lasci agli altri la palla in mano quando si tratta di organizzare incontri,attività…?
3 lasci che le priorità degli altri prendano il sopravvento?
4 molli quello che stai facendo se qualcuno ti interrompe, o ti chiede di fare altro?
5sei sempre disponibile in modo che gli altri si sentano in diritto di romperti le scatole quando loro lo decidono?
6 appena ti chiamano o ti mandano un sms ti senti in dovere di rispondere subito?
7 quando ti chiamano al telefono lasci correre il tempo specie con quelli prolissi?
Adotta la regola dei 15 minuti
Per non dare l’impressione di essere maleducato o scortese esercitati a poco a poco
per accorciare quelle telefonate fiume dei soliti attacca bottone.
Avverti all’inizio che hai solo x minuti per ascoltare quel che ha da dire cos’ si regolerà di conseguenza.Varia il motivo con’mi si sta scaricando la batteria del cellulare’ ‘Ho pochissimo credito’
8 non poni dei limiti o degli stop?
se lasci che incontri e appuntamenti vadano all’infinito l’altra persona penserà che non hai altro di meglio da fare.Stabilisci un termine in modo che l’altro prenda le sue misure sulle cose importanti da dirti.
Se sopporti a denti stretti il solito ritardatario cronico il ritardo diventerà la sua regola a spese del tuo tempo.Meglio essere chiari o rimandare a una data che per te è conveniente l’appuntamento.

No è come le fondamenta sulle quali possiamo costruire in seguito il nostro sì
Seth Godin

Il capo ti chiede un aiuto? Impara a dirgli anche “No” 

In pratica

La pianificazione del tuo portafoglio tempo deve seguire la regola
efficienza,efficacia.Per diversificare il tuo portafoglio- tempo puoi usare questi 3 modi
1 concentrati sulle cose importanti e non urgenti
“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante
usa il metodo Eisenhower
i magnifici 4 per organizzare il tuo tempo

 2 impara da NCIS
Nella serie TV  NCIS l’ Agente speciale Gibbs,capo della squadra, ha un modo tutto speciale per mettere in atto i principi del time management
-ci vorranno 10 ore per trovare …-dice Di Nozzo,un agente del suo staff
-bene.. voglio la risposta fra un’ora-risponde Gibbs
anche NCIS può insegnare a non perdere tempo

3 traccia il tempo
Fai una lista dei tuoi predatori del tempo cioè  quelle attività perditempo
scrivi a fianco una attività alternativa,un obiettivo che ti piacerebbe raggiungere,qualcosa da completare o iniziare spezzandolo in piccoli passi
Tieni questa lista ben in vista e mettiti in azione

2 app per il time tracking
 Toggl
semplice, con una versione free installabile sia sul desktop che sul cellulare.
Rescue Time
Un sistema molto efficace per sapere quello si sta facendo,come spendi il tempo e dove perdi tempo in cose inutili.

4  tecniche per aiutarti

il timer  
la tecnica del pomodoro
applica la regola 80/20
Puoi ottenere l’80% dei risultati concentrandoti sul 20% di cose importanti

le “scatole” di tempo
La tecnica timeboxing  serve a rispettare una scadenza e a esorcizzare la famosa legge di Parkinson ma anche a iniziare quelle attività che rimanderesti volentieri perché sono noiose o non ami particolarmente fare ( esempio: studiare,pulire la casa…)
E’ importante decidere in anticipo il tempo dell’attività
Vuoi dedicare una scatola da 30minuti oppure quindici o cinque?
Le prime volte deciderai per eccesso o per difetto.Non importa la pratica è la miglior maestra.
Al termine  del tempo fermati,verifica la tua capacità di valutazione e fai altro
Questo ti permette di imparare a poco a poco a programmare meglio il tuo tempo e a non procrastinare.

Anche i pensieri negativi rubano il tuo tempo.
leggi Come investire sempre bene il proprio tempo

per i perfezionisti
7 step per dare un taglio alla perfezione

 

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Tempo: impara da NCIS a non perdere tempo

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N
ella serie TV 
NCIS l’ Agente speciale Gibbs,capo della squadra, ha un modo tutto speciale per mettere in atto i principi del time management
-ci vorranno 10 ore per trovare …-dice Di Nozzo,un agente del suo staff
-bene.. voglio la risposta fra un’ora-risponde Gibbs

Ho usato questo esempio mediatico per introdurre un concetto  del time management:
la legge di Parkinson

IL CONCETTO DI TEMPO MENTALE
Q
uando c’è un task da portare a termine in genere si stima il tempo prevedibile per eseguirlo.
Con che criterio si fa questa stima temporale?
Usando la mente.E la mente pone dei limiti. Quando si stabilisce,per esempio,che occorrono tre ore per un task cosa accade?
Che si impiega più o meno quel tempo. Noi stessi influenziamo mentalmente il tempo che occorre.
E’ il tempo mentale come viene visualizzato dalla mente di chi valuta che e’ ben diverso dal tempo reale.
Per capire la differenza ecco un semplice esempio:
mezz’ora al telefono con un cliente che si lamenta per dei problemi tecnici e mezz’ora con un cliente soddisfatto del prodotto o del servizio reso.
Sono sempre 30 minuti…..ma la percezione mentale della durata e’ diversa.

Tempo mentale e tempo reale
Il tempo mentale è flessibile,relativo,espandibile secondo i bisogni,i desideri e le percezioni individuali.
Il tempo reale è fisso e continuo.

La legge di Parkinson afferma
I
l lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile;più è il tempo e piu’ il lavoro sembra importante e impegnativo.

cosa accadrebbe se per il task x si riducesse del 50% il tempo previsto?
Con tutta probabilità si metterebbe in moto un processo per portare a termine il task in metà temp

rapporto tempo mentale/ tempo reale
valutare con attenzione il tempo mentale previsto e ridurlo tenendo presente che una riduzione eccessiva porta ad accumulare stress mentre una sovrastima ( tempo mentale) porta a dilatare il tempo

tempo produttivo/efficacia
verificare il tempo produttivo (raramente si lavora effettivamente a pieno regime su un task con efficacia per un arco di tempo lungo)
Il tasso di efficacia della maggior parte delle persone in qualsiasi lavoro è in media del 30/40%.

efficienza ed efficacia
l’efficienza e’ fare le cose giuste nel modo giusto
l’efficacia e’ fare la cosa giusta

Il tempo è la risorsa più scarsa che ha un manager.Se non è gestito, niente altro può essere gestito
P
eter F. Drucker